Rangkuman Otomatisasi Perkantoran

Rangkuman Otomatisasi Perkantoran

Kls X Semester Ganjil

1.   Definisi Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien ( 1996 ) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi

Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata "Otomatisasi" memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuahan dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.

2.   Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :

1)  Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.

2)  Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

3)  Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.

4)  Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi .

5)  Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien

6)  Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

7)  Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

3.   Konsep-konsep Otomatisasi Perkantoran

Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai berikut :

1)    Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2)    Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3)    Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4)    Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

5)    Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

4.   Manfaat Otomatisasi Kantor

Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, diantaranya :

1)     Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

2)      Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

3)     Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

4)         Pemecahan masalah kelompok/tim.

5)     Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

6)         Sebagai pelengkap bukan pengganti.

7)    Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA hanya melengkapi komunikasi tradisional.

8)     Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

9)     Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

5.   Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, dapat diuraikan sebagai berikut :

    1)    Jenis Organisasi, dimana seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

      2)    Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

      3)    Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan 

6.   Pengguna Otomatisasi kantor

Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

1)    Manajer : orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2)    Profesional : profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3)    Sekretaris : biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4)    Pegawai administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

7.   Tahapan Penerapan Otomatisasi Kantor 

Tahap penerapan pada otomatisasi kantor dapat di uraikan sebagai berikut :

1)   Tradisional, dalam hal ini penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Serta lebih terfokus pada penggunaan Word Processing

2)  Transisional, dalam hal ini ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.

3)  Transformasional, dalam hal ini merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT) 

8.   Model Otomatisasi Kantor

Keterangan :

• Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan. Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
• Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer
• Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
• Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

9.   Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor 

Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yng dapat diuraikan sebagai berikut :

1.       Sistem Komunikasi Elektonik (electronic communication sistem ) merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board sistem. Bulletin board sistem (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.
2.       Sistem Kolaborasi Elektronik, suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya
3.       Sistem Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik, sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management (EDM) merupakan  sistem penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.
4.       Sistem Pengolahan Kantor (office management sistems) merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
5.       Sistem Elektronik Formal, sistem yang  didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, seperti SIM
6.      Sistem Elektronik Informal, sistem yang  tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, seperti bentuk DSS

10.   Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

      a.    Word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Misalnya aplikasi Microsoft Word

      b.    Electronic mail (email) yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Misalnya aplikasi mail.yahoo, gmail, tumblr

      c.    Voice mail sama dengan electronic mail. Perbedaannya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

      d.    Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan informasi.

      e.    Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing tidak memerlukan komputer dan hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

      f.  Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

•       Video satu arah dan audio satu arah.

•       Video satu arah dan audio dua arah.

•       Video dan audio dua arah.

      g.    Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini seperti electronic mail, karena keduanya menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘telecon ferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

      h.    Facsimile Transmission (FAX), adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.

      i.      Video text, penggunaan komputer untuk memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer. Contoh penggunaan aplikasi Microsoft PowerPoint yaitu aplikasi yang berguna bagi seseorang yang merencanakan atau membuat presentasi, atau semacam slide show.

      j.  Image Storage And Retrieval. Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

      k.    Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area:

•       Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta.

•       Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.

•       Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan.

      l.  Spread Sheet adalah penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk mengolah data. Diperlukan sebuah software yaitu yang disebut web browser atau kita sebut browser . Browser digunakan untuk menampilkan halaman web, ada bermacam-macam browser seperti Navigator dan communicator (Netscape), Internet Explorer (Microsoft), NCSA Mosaic, Opera dan Lynk. Aplikasi menyampaikan informasi melalui internet dapat berupa blog, web

11.   Personal Komputer

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang. Komputer yang ada dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya. Fungsi utama PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna). Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi, komputer memerlukan suatu sistem dari kesatuan elemen yang tidak bisa terpisahkan yaitu :

      A.    Hardware (perangkat keras)

Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:

1)    Input Device, peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll),

2)    Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll),

3)    Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll),

4)    Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll),

5)    Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll),

      B.    Software (Perangkat Lunak)

Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware. Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok.
Software Operating System (OS), Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan. Software Application System, Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.

      C.   Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user)

Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer. Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori mulai dari pembuat program (programmer), Technical Support, Designer Graphic, Operator, sampai user paling awam sekalipun.

12.   Dampak Otomatisasi Perkantoran

      1)    Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan :

a.    Angkatan Kerja Wanita.

Wanita yang bekerja semakin meningkat, ditandai banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.

b.    Pekerja Profesional dan Teknis. 

Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.

c.    Manajer dan Administrator. 

Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.

d.    Pegawai Administrasi. 

Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.

      2)    Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Karena peluang kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

      3)    Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

      4)    Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.

Mesin Kantor

Pengertian Mesin Kanor

Mesin kantor (office machine) adalah sebuah alat yang dipergunkan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dlam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat magnetik,elektik dan mekanik.

Untuk memutuskan perlu atau tidaknya mesih kantor hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :

a. Mesin-mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan

b. Jenis mesin hendaknya praktis

c. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan

d. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan

e. Mutu mesin harus baik

f. Pemeliharaan mesin dapat di lakukan dengna mudah

g.Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan

Tujuan diipergunakanya mesin dalam suatu proses pekerjaan untuk menghemat fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun insidental, baik untuk pekerjaan yang bersifat industrial ( engeneering) maupun bersifat teknis mencatat ( paperwork).

Jenis  pekerjaan yang membutuhkan pengunaan mesin adalah :

– Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak

– Pekerjaan yang berat bagi manusia

– Pekerjaan yang lambat bila denhan tangan

– Hasil pekerjaan yang berformat rapi

– Pekerjaan yang harus teliti

Macam- Macam Mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.

1.Tenaga penggerak

Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

1) Mesin Manual, mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

2) Mesin Listrik (Elektrik), mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2. Cara kerja komponen mesin

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

1)      Mesin Mekanis, mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

2)      Mesin Elektronik, mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.

3. Fungsinya

Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu:

1)        Mesin penghimpun data atau informasi

• Mesin penjilid (binding machine)

• Stapler (hecht machine)

2)        Mesin pemisah

• Mesin pembuka surat (letter opener)

 

• Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

  

• Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)

• Mesin penghancur dokumen (shredder)

 

• Asahan pensil (pencil sharpener)

               

3)        Mesin pencatat data atau informasi

• Mesin tik (typewriter)

  

• Mesin penomor (numbering machine)

• Mesin pencetak perangko (franking machine)

• Pencatat uang kas (cash register)

• Microfilm

4)        Mesin pengolah data

• Mesin jumlah (adding machine)

• Mesin hitung (calculating machine)

• Komputer

5)        Mesin pengganda

• Mesin stensil (stencil duplicator)

• Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

• Mesin fotokopi

• Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

• Mesin offset

6)        Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

• Telepon dan interphone

 

• Telex

• Faksimile

• Modem

• Teleprinter

• Telefoto

• Telecopier

• Handy talky (HT)

7)        Mesin mengaman dan penyaman

• Pengaman data (data safes)
• Kipas angin (fan)
• Air conditioner (AC)
• Tirai udara (air curtain)

8)        Mesin pengontrol

• Mesin presensi
• Close circuit television (CCTV)

3. Pengertian, Gambar, Fungsi, dan Sistem Kerja Mesin Kantor

Berikut ini akan diuraikan contoh-contoh mesin kantor beserta definisi, gambar, fungsi, dan sistem kerja.

1)      Mesin Ketik

Mesin ketik yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat dipergunakan untuk:

a)      Mengetik berbagai macam surat

b)      Mengetik naskah atau teks

c)      Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil

d)     Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll.

Adapun sistem kerja mesin ketik ada yang bersifat mekanik/ manual tanpa bantuan listrik, ada pula mesin ketik manual yang elektrik dengan menggunakan bantuan listrik.

Mesin Ketik Manual

 

Mesin Tik Elektronik

2. )      Faksimili

Faksimili atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi telekomunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan aslinya, menggunakan jaringan telepon ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Kata faksimile berasal dari bahasa latin yaitu ‘fac simile’ (make similar), yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Di berbagai tempat, mesin faks juga dikenal sebagai telecopier.

Faksimili memiliki fungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita butuhkan yang dikirim dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin ini dapat juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan.

Bagi orang yang baru pertama kali menggunakan mesin fax/facsimile/faximili memang sangat membingungkan cara menggunakan mesin fax. Berikut ini akan dijelaskan cara menggunakan mesin fax.

a)      Menghidupkan/turn on mesin fax

o  Mesin fax yang ada di Indonesia semua menggunakan power konsumsi 220 V ac 50-60Hz sesuai dengan tegangan PLN. Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel.

o  Pesan yang ada dilayar display OPEN COVER/OUT OF PAPER, buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.

o  PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar kertas saja.

o  Mesin fax sudah stanby

o  langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan.

b)      Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax

Cara Pengiriman ada dua cara :

• Manual
• siapkan dokumen yang akan dikirim
• masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
• angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
• masukan nomor fax tujuan
• apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start
• mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
• dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

Cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telefon.

• Otomatis
• siapkan dokument yang akan dikirim
• masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
• masukan nomer tujuan dan tekan start
• mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

Cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.

c)      Menerima Dokumen fax

• Manual

o  Cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.

o  Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan kiriman akan dicetak.

o  Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.

• Otomatis

Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on”  atau pada posisi FAX ONLY.

3)      Mesin Stensil

Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sheet stensil.

Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a)      Mesin Stensil Manual

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Adapun ciri-ciri mesin stensil manual adalah:

• Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia
• Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
• Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
• sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master
• ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

b)      Mesin Stensil Spiritus

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator).

Ciri-ciri mesin stensil spiritus adalah:

• Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)
• Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
• Menggunakan master paper

o  Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin

o  Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon

o  Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier

• Penggandaan menggunakan kertas folio
• Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

4)      Scanner

Suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat diubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, digunakan untuk mengambil citra cetakan (gambar, foto, tulisan) untuk diolah atau ditampilkan melalui komputer. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan komputer sebagai data digital Data yang telah diambil dengan scanner itu, bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi computer computer yang mengenali teks ASCII. Perbedaan tiap scanner dari berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya penggunaan tombol-tombol digital dan teknik pencahayaan.

Fungsi Scanner adalah membaca, merekam dan mengambil informasi suatu benda baik 2D atau 3D dan menghimpunnya untuk anda dengan berbentuk gambar. Begitu juga denganFungsi Scanner Komputer. Berbeda dengan Printer, Scanner hanya bisa mengambil informasi gambar dan menampilkan pada Komputer dan bisa diambil dalam bentuk file data. Jadi jika anda memasukkan foto maka akan menghasilkan foto itu sendiri dalam bentuk digital (gambar dalam komputer), dan jika anda memasukkan benda maka akan menghasilkan gambar itu sendiri.

Scanner adalah alat inputan komputer dengancara kerjanya yaitu membaca gambar menggunakan sinar kemudian hasilnyadimasukkan kedalam komputer berupa gambar. Scanner merupakan perangkat yang cara kerjanya sama dengan cara kerjanya mesin fotocopy.

Ketika kamu menekan tombol mouse untuk memulai Scanning, yang terjadi adalah:

üPenekanan  tombol  mouse dari  komputer  menggerakkan pengendali kecepatan pada  mesin  scanner.  Mesin  yang   terletak  dalam  scanner tersebut mengendalikan proses pengiriman ke unit scanning.

üKemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ke tempat atau jalur yang sesuai untuk langsung memulai scanning.

üNyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah mulai dilakukan.

üSetelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya dapat dilihat pada layar monitor.

üApabila hasil  atau tampilan teks / gambar  ingin dirubah,  kita dapat merubahnya  dengan menggunakan   software-software   aplikasi  yang ada. Misalnya dengan photoshop, Adobe dan lain- lain. pot scanned.

Mesin scanner, sebelum dapat digunakan maka harus diinstal terlebih dahulu agar terhubung dengan sistem komputer untuk membaca data yang akan di-scan.

a)    Cara menginstal scanner dari menu run diantaranya:

Masukan CD drive, klik menu start, klik menu run, setelah dilayar muncul tampilannya. Pada kotak baris lok in klik tanda panah bawah, setelah dilayar muncul tampilannya. Klik pada pilihan CANOSCAN [F:] setelah dilayar muncul tampilannya, klik pada pilihan setup, klik tombol Open, setelah muncul tampilannya, klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan english, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Install the Software, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Start Instalation, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya. Pilih bahasa yang diinginkan, lalu klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya Klik tombol Next lagi, setelah itu Klik tombol Finish.

b)   Cara menginstal scanner melalui control panel diantaranya:

Masukan CD drive klik tombol Start, klik pada pilihan Control Panel, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Caere Scan Manager 5.2, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Add Scanner, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Canon, klik pada pilihan CanoScan D64GU, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, dan klik tombol Finish.

Adapun cara menyimpan data/ image hasil proses scanning diantaranya: klik menu File, klik pada pilihan save as, setelah muncul tampilannya. Pada kotak baris isian save in, tentukan folder tempat file tersebut akan disimpan. Pada kotak isian File name, ketik nama file. Pada kotak isian save as type pilih jpeg file (JPG/JPEG), untuk menentukan jenis file yang berakhiran JPG dan klik tombol save.
Gambar 6. Scanner

5)      Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumenberupa kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.
2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm.

Mesin pernghancur kertas berfungsi sebagai sarana untuk memanfaatkan sisa kertas yang tidak terpakai agar dapat dibuang secara lebih mudah dan ramah lingkungan karena sudah dipotong-potong menjadi lembaran-lembaran kecil. Potongan-potongan kertas tadi selanjutnya dapat didaur ulang, dibuang, ataupun dijual kepada perusahaan kertas bekas. Mesin pemotong kertas dan mobile file kini telah menjadi standar baru kepedulian suatu kantor dalam membantu mewujudkan sustainable environment, salah satunya melalui pengelolaan limbah kertas yang efisien.

Cara pengoperasian mesin ini adalah:

• Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.
• Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong.
• Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

6)      Mesin Absensi

Mesin absensi digunakan untuk menangani data absebsi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar).

Ada 3 macam mesin absensi dengan masing-masing sistem kerjanya, yaitu sebagai berikut:

a)   Mesin absensi dengan menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat didepan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenalmagnetik (terdapat disamping atau atas mesin). Pengoperasiannya masing – masing pegawai dan karyawan menggesek ID Card lalu secara otomatis data akan terkirim kekomputer.

b)    Mesin dengan menggunakan pengenalan sidik jari (Finger Scan)

Mesin ini dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance. Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history kehadiran karyawan, jam kerja karyawan, dan menjadi dasar perhitungan gaji dan lembur karyawan. Untuk mengoperasikan mesin ini masing – masing pegawai men scan sidik jarinnya kemudian menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis data dan waktu kehadiran dan pulang akan terkirim ke computer untuk diproses.

7)      Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas. Tinta atau toner adalah alat pencetak sesungguhnya, karena ada sesuatu yang disebut tinta atau toner yang digunakan untuk menulis/ mencetak pada kertas. Perbedaan toner dan tinta ialah perbedaan sistem; toner atau laser butuh pemanasan, sedangkan tinta atau inkjet tak butuh pemanasan, hanya pembersihan atau cleaning pada print-head printer tersebut.

Fungsi printer komputer adalah salah satu hardware (perangkat keras) yang terhubung dengan komputer dan mempunyai fungsi untuk mencetak tulisan, gambar dan tampilan lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenis. Istilah yang dikenal pada resolusi printer disebut dpi (dot per inch). Maksudnya adalah banyaknya jumlah titik dalam luas area 1 inci. Semakin tinggi resolusinya maka akan semakin bagus cetakan yang dihasilkan. Sebaliknya, jika resolusinya rendah maka hasil cetakan akan buruk / tidak bagus.

Gambar 11. Printer

8)      Komputer

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komputer adalah alat elektronik otomatis yang dapat menghitung dan mengolah data secara cermat menurut yang diinstruksikan, dan memberikan hasil pengolahan, serta dapat menjalankan sistem multimedia.

Komputer juga dapat diartikan sebagai suatu peralatan elektronik yang dapat menerima input, mengolahnya menggunakan sistem yang tersimpan dalam memori komputer, dan mengeluarkan hasilnya menjadi informasi serta dapat menyimpan program dan hasil pengolahannya ke dalam sebuah penyimpanan yang disebut juga file.

Sistem kerja komputer melibatkan 3 hal utama, yakni:

• Hardware (perangkat keras)
• Software (perangkat lunak)
• Brainware atau user (manusia)

Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi komputer, yaitu:

• Komputer sebagai ingatan (memori)
• Komputer sebagai pemroses
• Komputer sebagai informasi eksternal

Menurut Simon (1970):

• Komputer akan meningkatkan efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan.
• Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilihan dan penyaringan informasi).
• Mengetahui model analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.

Gambar 12. Komputer

9)      Over Head Projector (OHP)

OHP adalah salah satu alat yang digunakan untuk memproduksi atau memproyeksikan gambar atau visual menggunakan transparansi di atas permukaan kaca yang apabila lampu OHP dinyalakan maka transparansi tersebut akan terproyeksikan. Kemampuan lensa yang ada didalam OHP memungkinkan pantulan gambar atau tulisan menjadi lebih besar dari aslinya dan tampil dengan cahaya yang cemerlang.

Cara pengoperasian OHP adalah sebagai berikut:

ü Periksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan

ü Hubungkan OHP dengan sumber listrik

ü Tekan tobol ON/ OFF ke posisi ON

ü Letakkan transparansi pada posisi yang benar

üAturlah posisi lens head assembly dan posisi OHP itu sendiri untuk menghindarkan energi keystone effect. aturlah tombol pengatur fokus sehingga di dapat hasil gambar proyeksi yang jelas dan tajam.

üOver Head Projector/ biasanya terdiri dari sebuah kotak besar berisi lampu yang sangat terang dan kipas untuk mendinginkannya. Di atas kotak besar lensa Fresnel bahwa collimates cahaya. Di atas kotak, biasanya di lengan panjang, adalah cermin dan lensa yang memfokuskan dan meneruskan cahaya ke depan bukan ke atas. Transparansi ditempatkan di atas lensa untuk ditampilkan. Cahaya dari lampu bergerak melalui transparansi dan ke dalam cermin di mana ia bersinar maju ke sebuah layar untuk ditampilkan. Cermin memungkinkan baik presenter dan para penonton untuk melihat gambar pada saat yang sama, presenter memandang transparansi seolah-olah menulis, para penonton melihat ke depan di layar. Tinggi cermin dapat disesuaikan, untuk kedua fokus gambar dan membuat gambar lebih besar atau lebih kecil tergantung pada seberapa dekat proyektor adalah layar.

Fungsi Over Head Proyektor secara umum digunakan untuk:

1. Pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang dituliskan pada lembar transparansi/ gulungan transparansi.
2. Tempat memproyeksikan transparan yang telah disiapkan.
3. Tempat menunjukkan bayangan (silhoutte) suatu benda.
4. Tempat menunjukkan model-model kecil baik dalam bentuk gerak atau diam.
5. Untuk mendemonsrasikan suatu percobaan, contoh: bagaimana cara magnet bekerja terhadap serbuk besi.
6. Untuk menunjukkan diagram aliran suatu sistem tertentu, contoh: dengan filter khuus dapat ditunjukkan diagram suatu aliran.
7. Untuk memperlihatkan suatu sistem tertentu, contoh: kecepatan membukanya rana pada alat photo/ tustel model S.L.R (Single Lens Reflect)

Gambar 13. Over Head Projector (OHP)

10)    Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil dari ukuran aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang praktis, karena siap setiap saat diperlukan. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat atau dokumen dengan sistem pemotretan. Naskah asli yang akan digandakan dengan mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman yang baik kualitasnya dan mirip atau hampir serupa dengan aslinya.

Fungsi mesin fotokopi sebagai penggandaan dokumen adalah sebagai berikut:

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya

Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan

Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya

Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy:

üHidupkan mesin dengan menekan tombol ON

üLetakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

üDengan menekan tombol pengatur hasil copy

üTekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

üTekan tombol cetak (start)

üJika sudah selesai tekan tombol OFF